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Sistema de Calidad 5`S

Dedicar tiempo, recursos y reuniones a mantener el orden en el entorno de trabajo no se suele considerar una prioridad quizá porque parece algo elemental y obvio. Pero el orden no es fácil de lograr y, sobre todo, no es fácil de compartir. Lo que en realidad necesitamos no es limpiar y ordenar nuestro puesto de trabajo de vez en cuando, una especie de zafarrancho de limpieza periódico, sino compartir ese entorno de trabajo con nuestros compañeros o con nuestros alumnos.

Y eso no es fácil porque requiere un hábito y una disciplina colectiva. Es importante que nuestra mesa de trabajo esté en perfecto orden y lo estén nuestros materiales de trabajo pero es más importante aún compartir con el resto de los compañeros el espacio, los medios y materiales didácticos y, también el conocimiento y la información.

EL SIGNIFICADO DE LAS 5'S

Las 5 “S” vienen de las iniciales de las palabras japonesas para cada una de las cinco fases que intervienen en el programa.

  • SEIRI = ORGANIZACIÓN
  • SEITON = ORDEN
  • SEISO = LIMPIEZA
  • SEIKETSU = CONTROL VISUAL
  • SHITSUKE = DISCIPLINA Y HABITO

FASES DEL PROGRAMA 5'S

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Las tres primeras, Organización, Orden y Limpieza, representan las fases operativas. La fase del Control Visual procura identificar rápidamente situaciones anómalas y por tanto, su propósito es mantener el nivel logrado en las tres fases operativas. La fase de Disciplina y Hábito busca consolidar el nivel alcanzado a través del hábito de mejora en la gestión del entorno de trabajo. Las fases se abordan de forma sucesiva, una tras otra y constituyen un enfoque global e integrado. Es importante mantener el orden y no abordar una fase mientras no se haya finalizado la implantación de la fase anterior.

ORGANIZACIÓN:

Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios y deshacerse de estos últimos. Materiales necesarios son los que utilizamos habitualmente y necesitamos tener en el área en cuestión.
Las 5'S se aplican a un área determinada y, por tanto, el concepto de organización debe aplicarse a esa área. Cuando hablamos de material necesario nos referimos a necesario en esa área concreta, no a si es necesario en general. Un material puede ser innecesario en una oficina y ser retirado a un archivo. En tal caso, el material es innecesario en la oficina pero es necesario en archivo. Materiales innecesarios son los que no se utilizan con asiduidad en el área objeto de la implantación y no se prevé utilizar tampoco en el futuro.

Hay cuatro tipos de innecesarios:

  • Los que es necesario guardar en almacenes o archivos por motivos legales (expedientes, boletines,...) o porque pueden utilizarse puntualmente en el futuro. También pueden aparecer materiales propios de otras áreas que deberemos trasladar a sus lugares correspondientes.
  • El material necesario en exceso.
  • Los que son dudosos que deben llevarse a un lugar específico que llamamos Zona D (zona de materiales dudosos).
  • Aquellos de los que podemos desprendernos, tirar a la basura directamente.

Es importante tener en cuenta que toda la “basura” (material obsoleto, roto, deteriorado, repetido...) es innecesario pero no todo lo innecesario es basura. El propósito de esta fase es tener en el área todo lo que necesitamos y sólo lo que utilizamos para el trabajo diario en las cantidades adecuadas.

ORDEN:

Consiste en ubicar e identificar los materiales necesarios seleccionados en la fase de organización. Ubicar e Identificar significa que el material tenga un lugar donde debe guardarse y un distintivo, de manera que para cualquier persona de la Organización sea fácil y rápido encontrarlo y reponerlo después de ser utilizado. Se debe asignar un lugar racional de almacenamiento a los materiales necesarios que tenemos. Así mismo, los espacios deben estar claramente identificados, es decir, deben “reconocerse” los materiales y áreas existentes.

El propósito de esta fase es que cada cosa esté identificada y en su sitio y haya un sólo sitio para cada cosa.

LIMPIEZA:

Consiste en eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar los deterioros. Fuentes de suciedad son todas aquellas que pueden impedir o dificultar que los medios de que disponemos estén en el mejor estado de uso y funcionamiento.
Hay dos tipos de suciedad:

  • La suciedad que se origina, ocasionalmente, en un momento o lugar determinado.
  • La suciedad que se genera a partir de medios o máquinas deteriorados.

La limpieza procura eliminar las fuentes de suciedad y sustituir / reparar los materiales deteriorados. El propósito de esta fase es mantener limpio el área de trabajo y todos los materiales en perfecto estado de uso, haciendo visible cualquier anomalía.

CONTROL VISUAL:

Consiste en establecer sistemas visuales que permitan gestionar fácilmente el nivel alcanzado de organización, orden y limpieza. Situación anómala es la que no se corresponde con lo planificado y decidido. Las situaciones anómalas se deben hacer notar a nuestra vista rápidamente. Para el control visual se utilizan técnicas sencillas de gestión visual (señales, colores, símbolos, formas de ordenar materiales...). De esta forma las situaciones anómalas (materiales desubicados, no identificados o desordenados, almacenamiento por encima de máximos o bajo mínimos, desconocimiento de la persona que llevó un documento que falta, suciedades o reparaciones no subsanadas...) no pasan desapercibidas y “saltan a la vista” claramente.

El propósito de esta fase es poder visualizar rápida y claramente las situaciones anómalas.
 

DISCIPLINA Y HABITO:

Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas. Normas establecidas son todos aquellos procedimientos y criterios de actuación fijados en ésta y en las fases anteriores.

La disciplina y hábito no es una fase de “implantación” propiamente dicha ya que incluye el seguimiento, evaluación y mejora del nivel alcanzado. Esta fase da lugar a procedimientos y criterios de trabajo permanentes y que afectan a todas las personas que trabajan en el área.

En este sentido tiene una continuidad. Periódicamente, se deben realizar evaluaciones para identificar las desviaciones o problemas habidos e identificar las mejoras que haya que introducir en el sistema. Estas mejoras deben ser puestas en marcha. Los resultados de las evaluaciones periódicas se recogen en un panel de seguimiento que permite visualizar el progreso.

El propósito de esta fase es definir, implantar y evaluar los procedimientos de trabajo acordados y evidenciar áreas de mejora con el fin de mantener y mejorar continuamente la organización, orden y limpieza del entorno de trabajo.

En nuestro Centro se viene trabajando en la implantación del sistema de calidad 5'S desde el curso 2006-2007. En la actualidad hay un total de once espacios con todas las fases completadas y otros cinco están en proceso de implantación.

 

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